Ile razy będziemy musieli przygotować ważny dokument przedstawiający uwagi i uzupełnienia współpracowników lub zainteresowanych stron, dbając o to, aby wszystko połączyć w jednym dokumencie zgodnie z wymogami końcowej pracy Zamiast marnować czas na generowanie własnego dokumentu, a następnie na trudną operację scalania, możemy skorzystać z jednego z wielu programów do pisania, które umożliwiają pisanie jednocześnie online, aby natychmiast wygenerować dokument napisany „wieloma rękami”, nawet w przypadku w których pisarze są bardzo daleko, ponieważ wystarczy proste połączenie internetowe.
Zobaczmy razem najlepsze narzędzia do udostępniania dokumentu i pisania jednocześnie za darmo.
W ten sposób znacznie zwiększymy naszą wydajność, zarówno w pracy, jak iw środowisku studenckim (szkolnym lub uniwersyteckim).
CZYTAJ TAKŻE -> Aplikacje i narzędzia do pracy w grupie, czatu, komunikacji i udostępniania projektów
1) Dokumenty Google
Jeden z najskuteczniejszych programów do pisania grupowego nie musi nawet być zainstalowany na komputerze, działając idealnie online; mówimy o Dokumentach Google, do których można dotrzeć tutaj -> Dokumenty Google .
Po otwarciu strony internetowej kliknij przycisk Przejdź do Dokumentów Google i wprowadź dane logowania do dowolnego konta Google.
Możemy korzystać zarówno z konta, którego używamy do Gmaila, jak i konta, którego używamy na urządzeniach z Androidem, ważne jest to, że używane konto jest już znane naszym przyszłym współpracownikom (którzy otrzymają, jak zobaczymy później, zaproszenie do uczestnictwa w ich e-mail, lepiej być rozpoznawalnym).
Jeśli nie mamy jeszcze konta Google, możemy je utworzyć, korzystając z linku tutaj -> Utwórz konto Google .
Wprowadź swoje dane uwierzytelniające, uzyskamy dostęp do pewnego rodzaju pulpitu nawigacyjnego ze wszystkimi dokumentami już utworzonymi wcześniej, serią dostępnych szablonów i dokumentami zapisanymi na Dysku Google (miejsce oferowane na dokumenty); aby utworzyć nowy dokument, kliknij Pusty .
Przed nami będzie prawdziwy edytor tekstu w stylu Word, z automatycznymi zapisami w chmurze i wszystkimi narzędziami do pisania dowolnego dokumentu.
Zanim zaczniemy pisać, skonfigurujmy wspólny dostęp do dokumentu, klikając Udostępnij w prawym górnym rogu.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy, zostaniemy poproszeni o nazwanie dokumentu; po wykonaniu tej czynności pojawi się małe okno z polem tekstowym.
Możemy wpisać w tym polu adresy e-mail użytkowników, do których chcemy uzyskać dostęp do dokumentu, lub po prostu wpisać nazwę spośród tych zapisanych w katalogu kontaktów Gmaila lub Androida (pojawią się natychmiast).
Alternatywnie możemy uzyskać link do udostępniania na czacie, klikając element Pobierz link do udostępniania w prawym górnym rogu okna.
Ważną rzeczą w momencie dodawania jest dostosowanie uprawnień do dokumentu, klikając obok pola tekstowego ikonę ołówka: aby umożliwić użytkownikom współpracę, musimy podać uprawnienia do modyfikacji.
Aby uzyskać dokładniejszą kontrolę dostępu i czynności, które mogą robić współpracownicy, kliknij poniżej Zaawansowane, aby móc kontrolować zmiany związane z dostępem, dodawaniem nowych osób bez Twojej zgody i dezaktywacją pobierania, opcje drukowania i kopiuj dla osób nieupoważnionych.
Po dodaniu co najmniej jeden współpracownik pojawi się z kursorem w innym kolorze, odnoszącym się do użytkownika, który właśnie wszedł do dokumentu: może pisać i integrować się z pisaniem w czasie rzeczywistym, aby mieć prawdziwy wspólny i wspólny dokument.
Oprócz współpracy nad dokumentem będziemy również mieć dostęp do małej czatu, abyśmy mogli lepiej zaplanować pisanie w kilku rękach i wspólnie komentować dodatki i ulepszenia.
2) Microsoft Word Online
Innym narzędziem, którego można używać do udostępniania dokumentu i pisania jednocześnie z innymi użytkownikami, jest Word Online, z którego może bezpłatnie korzystać każdy, kto ma konto Microsoft lub Outlook.
Strona dostępu do Word Online jest dostępna tutaj -> Word Online .
Zostaniemy poproszeni o podanie danych logowania do konta Microsoft lub Outlook; wprowadź dane logowania do naszego konta lub, jeśli jeszcze go nie mamy, zarejestruj nowe konto, korzystając z linku tutaj -> Utwórz konto Microsoft .
Po uzyskaniu dostępu do naszego konta uzyskamy dostęp do pulpitu nawigacyjnego z wszystkimi już utworzonymi dokumentami online, modelami oferowanymi przez witrynę i modelami prawdopodobnie obecnymi w chmurze OneDrive.
Aby utworzyć nowy dokument Word, klikamy Nowy pusty dokument .
Otworzy się nowe okno bardzo podobne do programu Word, który możemy zainstalować na komputerze, ale działa całkowicie online (możemy go używać z dowolnym systemem operacyjnym).
Po zapoznaniu się z intuicyjnym interfejsem tego Word Online kliknij pozycję Udostępnij w prawym górnym rogu.
W środku otworzy się nowe okno, w którym możesz skonfigurować współpracę.
Wystarczy wpisać adresy e-mail współpracowników w polu Do i skonfigurować dostęp za pomocą opcji Odbiorcy autoryzowani do modyfikacji .
Możemy wybrać, czy mogą edytować dokument, czy po prostu go wyświetlić, a ponadto zdecydować, czy zmiany muszą być wprowadzane tylko przez współpracowników z kontami Microsoft, czy nie (bardzo dobrze, jeśli nie wiemy, czy subskrybują usługę).
Alternatywnie zawsze możemy wysłać link do udostępniania, klikając element adresu URL linku, co pozwala wygenerować dobry link do udostępnienia na czacie.
Po dodaniu wszystkich współpracowników udostępnimy udostępniony dokument, zmiany zostaną wyświetlone (w czasie rzeczywistym tylko wtedy, gdy mamy również subskrypcję Office 365) na dokumencie, a także przeprowadzimy krótką rozmowę, na której będziemy mogli omówić nowe punkty i dodatki.
CZYTAJ TAKŻE: Strony do współpracy online i pisania razem
