Pakiet Microsoft Office składa się z dwóch najczęściej używanych programów na świecie, pod pewnymi względami bardzo podobnych: Access i Excel .
Excel jest na początku bardziej powierzchowny, łatwiejszy w użyciu i bardziej bezpośredni, z arkuszem kalkulacyjnym, który ma być wypełniony liczbami lub wartościami, które można automatycznie uwzględnić.
Dostęp na początku jest bardziej złożony, nawet jeśli po zrozumieniu podstaw oferuje możliwość utworzenia maski, która jest dostosowywalnym interfejsem graficznym, do wstawiania wartości w komórkach, co staje się znacznie wygodniejsze i bardziej przyjazne dla użytkownika.
Oba są programami pracy i nauki do zarządzania danymi i można zapytać, który z nich jest lepszy, a dla jakich potrzeb lepiej jest preferować jeden od drugiego.
Krótko mówiąc, Excel to narzędzie do analizy danych do wykonywania obliczeń matematycznych i porównań statystycznych, które mają być prezentowane również w postaci łatwych do udostępnienia wykresów.
Z drugiej strony Access to program do zarządzania danymi, prawdziwy menedżer bazy danych, który może być używany przez wielu użytkowników jednocześnie, przydatny do filtrowania wartości, wyświetlania ich w uporządkowany sposób oraz automatyzacji niektórych operacji i zdarzeń.
Excel przoduje w analizie danych liczbowych .
Krzywa uczenia się przy użyciu Excela jest dość krótka i już nauczyłem się korzystać z niektórych podstawowych funkcji, takich jak tabele przestawne, możesz natychmiast wykonać wiele operacji.
Najnowsze wersje są wtedy pełne wstępnie zapakowanych modeli, które należy uzupełnić.
Excel jest doskonałym narzędziem, gdy trzeba użyć dwóch lub trzech arkuszy kalkulacyjnych, ale staje się bardziej niewygodne, gdy zwiększa się rozmiar bazy danych.
Utrzymanie arkusza kalkulacyjnego Excel zawierającego tysiące, jeśli nie dziesiątki tysięcy wpisów, staje się trudniejsze, a wraz z ewolucją danych istnieje ryzyko błędów w aktualizowaniu formuł, wykresów i makr.
W innych artykułach o Excelu:
- Jak korzystać z arkuszy kalkulacyjnych Excel
- 4 operacje, które można wykonać podczas pracy z programami Word i Excel
- Najlepsze szablony Excel do pobrania za darmo dla operacji finansowych i handlowych .
W porównaniu z programem Excel, który koncentruje się na danych liczbowych i sekwencjach, Access to prawdziwe rozwiązanie do archiwizacji cyfrowej zawierające informacje, które można przywołać kilka razy w programie.
Krzywa uczenia się w programie Access jest dłuższa, w tym sensie, że aby zacząć z niej korzystać, musisz zapoznać się przynajmniej z podstawami i zrozumieć jej terminologię.
Być może największą różnicą między Access a Excel jest metoda przechowywania danych.
Dostęp można zmienić w dowolnym momencie i można dodawać dodatkowe informacje, modyfikować, usuwać lub filtrować dane bez wpływu na formuły i tabele.
Jednak podczas korzystania z ogromnego zestawu danych w programie Excel istnieje możliwość, że niewielka zmiana może zepsuć całą tabelę.
Program Access idzie o krok dalej niż Excel, wykorzystując listy wyszukiwania i reguły sprawdzania poprawności dla poszczególnych pól na poziomie tabeli.
Integralność referencyjna między tabelami, czyli ich łącze, jest stale utrzymywana przez Access, który zapewnia znaczenie każdej informacji.
Agregacje ogromnych baz danych są stosunkowo proste w programie Access, co pozwala na natychmiastowe filtrowanie pojedynczych informacji, bez tabel przestawnych.
O programie Access, wyraźnie mniej używanym niż Excel ze względu na jego początkową złożoność, napisałem w przeszłości wstępny przewodnik oparty na Microsft Access, aby zrozumieć, jak to działa i do czego służy .
Dlatego nie ma lepszego ani gorszego programu, oba są doskonałymi narzędziami do stosowania naprzemiennie w zależności od potrzeb oraz pracy, którą należy wykonać i utrzymać.
Excel ułatwia generowanie niestandardowych wyników dzięki bardzo elastycznemu formatowaniu i adnotacjom, które można łatwo dodawać w dowolnym miejscu.
Jeśli jednak dane i relacje będą musiały być utrzymywane z czasem, arkusze kalkulacyjne mogą stać się naprawdę ograniczające, dlatego Access wchodzi w grę.
Rozwiązanie hybrydowe, w którym dane z bazy danych Access są eksportowane lub kopiowane do programu Excel, jest z pewnością najlepsze.
Programy integrują się ze sobą i możliwe jest zarówno importowanie danych programu Access do programu Excel, jak i odwrotnie, wypełnianie programu Access przy użyciu istniejących tabel programu Excel (patrz Przewodnik Microsoft).
Chociaż Excel nie jest bazą danych, nadal jest szeroko stosowany do przechowywania danych.
Excel jest jednak bazą danych pojedynczych plików, a nie relacyjną bazą danych, taką jak Access, w której dane różnych tabel są ze sobą łączone i automatycznie zmieniają się w zależności od określonych zdarzeń.
Kiedy proste tabele muszą przekształcić się w wiele powiązanych tabel danych, Access jest pierwszym wyborem.
Gdy dane są w programie Access, możesz dodać wiele tabel i scalić je razem, tworzyć zapytania lub widoki, definiować strukturę i typy danych.
Nie ma wątpliwości, że Access to bogaty w funkcje produkt, choć pierwszy efekt może wydawać się zniechęcający.
