W biurze lub w pracy często spotykamy się z dwoma dokumentami o tym samym tytule i tej samej wielkości, bez możliwości skutecznego odróżnienia jednego od drugiego. Przed katastrofami oraz wysłaniem lub udostępnieniem niewłaściwego dokumentu możemy użyć jednej z opisanych poniżej metod, aby porównać teksty i dokumenty Word i PDF, aby zobaczyć różnice i ujednolicić je, aby nie mieć zbyt wielu różnych wersji tego samego pliku i uzyskać ostateczny dokument ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami. Dlatego w tym przewodniku pokażemy, jak porównać dwa podobne dokumenty Word lub PDF, korzystając zarówno z narzędzi udostępnianych przez Microsoft Office i Adobe Reader, jak i programów i witryn, które pozwalają na wykonanie tej kontroli całkowicie automatycznie, bez konieczności płacenia euro.
Jak porównywać dokumenty Word
Jeśli mamy dwa identyczne pliki Word i absolutnie chcemy odkryć różnice w tekście, wystarczy otworzyć pierwszy dokument w programie Word, a następnie nacisnąć w górę w menu Recenzja i na koniec nacisnąć przycisk Porównaj .
Naciśnięcie przycisku Porównaj w menu rozwijanym spowoduje otwarcie nowego okna, w którym będziemy musieli załadować drugi dokument do porównania. Aby porównanie działało, oba pliki muszą mieć taką samą lub podobną nazwę, aby można było uruchomić porównanie. Pod koniec wysyłania pojawi się nowe okno podzielone na 4 części, w których będziemy mogli zobaczyć zmiany w lewej części (kolumna Rewizje), oryginalny tekst na środku i różne wersje tego samego w prawej części. Dodając lub modyfikując wersje, będziemy mogli zgromadzić wszystko w jednym dokumencie, gotowym do wydrukowania lub zapisania w nowej pozycji.
Jeśli z drugiej strony chcemy bezpośrednio zintegrować poprawki z naszym oryginalnym dokumentem, naciskamy na Wersje, a następnie na Porównaj, a następnie Połącz : będziemy mogli przesłać oryginalny dokument i dokumenty zmodyfikowane przez naszych współpracowników, abyśmy mogli połączyć wszystkie zmiany w jeden dokument ostateczna.
Do rewizji małych dokumentów możemy również użyć funkcji Kafelek, dostępnej w menu Widok .
Za pomocą przycisków Nowe okno i Podziel możesz podzielić okno programu Word, aby załadować nowy dokument, w celu odblokowania przycisków Kafelek, Ciągłe przewijanie i Resetuj pozycję okna . Oczywiście w przypadku tych funkcji porównanie będzie całkowicie ręczne, będziemy musieli uważnie przeczytać oba dokumenty, aby móc natychmiast znaleźć różnice.
Jeśli nie mamy zainstalowanego programu Microsoft Word na naszym komputerze, możemy polegać na bezpłatnym pakiecie LibreOffice. Po pobraniu na nasz komputer otwieramy program LibreOffice Writer (darmowe słowo), otwieramy pierwszy dokument, następnie naciskamy menu Edycja, następnie Wersje, a na koniec Porównaj dokument .
W ten sposób będziemy mogli porównać wszystkie wersje wykryte przez program i scalić lub zmodyfikować w razie potrzeby, abyśmy mogli wygenerować ostateczny dokument.
Jak porównywać dokumenty PDF
Jeśli musimy porównać dwa identyczne dokumenty PDF, Adobe Acrobat Reader zapewnia dedykowane, ale płatne narzędzie; jeśli nie chcemy wydawać pieniędzy, możemy polegać na internetowej aplikacji PDF24 Tools, która umożliwia przesłanie dwóch plików PDF i ich porównanie.
Wszystko, co musimy zrobić, to nacisnąć Wybierz plik w sekcji Pierwszy plik, załadować oryginalny plik PDF, nacisnąć Wybierz plik w sekcji Drugi plik i załadować zmodyfikowany lub poprawiony plik PDF. Strona przeczyta oba i pokaże różnice między dwoma plikami, abyśmy mogli zdecydować, co zachować, a co poprawić, jeśli to konieczne. Pod koniec pracy możemy zdecydować, czy scalić pliki, czy wygenerować nowy bezpłatny plik PDF ze wszystkimi naszymi zatwierdzonymi zmianami, abyśmy mogli uzyskać pojedynczy dokument PDF gotowy do wydrukowania lub udostępnienia współpracownikom.
Oprócz plików lokalnych witryna umożliwia również przesyłanie dokumentów przechowywanych w chmurze, w szczególności plików dostępnych na Dropbox lub Google Drive.
Alternatywnie możemy skorzystać z aplikacji internetowej dostarczonej przez Daftable Online.
Również w tym przypadku wystarczy załadować dwa pliki do dwóch oferowanych pól, naciskając odpowiednie przyciski Wybierz plik, a następnie naciśnij przycisk Porównaj na dole. Witryna prześle nasze pliki PDF i rozpocznie porównanie, natychmiast pokazując nam różnice i umożliwiając nam modyfikację lub połączenie tych, które uznamy za stosowne, aby dodać lub usunąć do oryginalnego dokumentu w naszym posiadaniu.
Witryna jest bardzo praktyczna, obsługuje również dokumenty programu Word (dzięki czemu możemy jej używać jako bezpłatnej alternatywy dla pakietu Office), ale w tej chwili ma ograniczenie: nie możemy przesyłać dokumentów większych niż 10 MB i zawierających więcej niż 300 stron, więc lepiej dostosuj odpowiednio jeśli mamy tak duże pliki.
wnioski
Porównywanie plików Word i PDF jest w ogóle bardzo proste, pomimo obecności płatnych narzędzi (Microsoft Office i rozszerzenia dla Adobe Acrobat Reader), możemy porównywać teksty i dokumenty Word i PDF, aby zobaczyć różnice i ujednolicić je z LibreOffice oraz z niektórymi witrynami internetowymi, które oferują ważne narzędzia dostępne dla wszystkich i proste w użyciu, nawet dla użytkowników, którzy nie znają dobrze komputera i technologii w ogóle.Wciąż na temat porównań możemy kontynuować czytanie naszego przewodnika na temat znajdowania duplikatów plików na komputerze i znajdowania różnic między obrazami .
Jeśli zamiast tego chcieliśmy porównać dwie pozornie podobne tabele Excela, możemy przeczytać nasz pełny artykuł na temat porównywania dwóch tabel Excela .
Nie wiemy, czy w naszej firmie korzystać z pakietu Office czy LibreOffice "> Lepsze funkcje LibreOffice w porównaniu do pakietu Microsoft Office.
