Jednym z najczęstszych lęków podczas tworzenia dokumentów za pomocą pakietu Office jest utrata całej pracy wykonanej do tego momentu z powodu nagłego zaniku zasilania lub błędu Windows z wymuszonym ponownym uruchomieniem. Te scenariusze są coraz rzadsze, ale możemy chronić pracę wykonaną przez programowanie Worda, Excela i PowerPointa, aby automatycznie zapisywały dokument, gdy wciąż go robimy: działając w ten sposób, w najgorszym przypadku, stracimy tylko kilka ostatnich chwil przed problemem lub blackout. W tym przewodniku pokażemy, jak włączyć automatyczne zapisywanie plików w programach Word, Excel i PowerPoint, aby zawsze chronić pracę wykonaną w biurze lub w domu; jeśli to nie wystarczy (grozi nam uszkodzenie pliku), pokażemy Ci również, jak korzystać z historii plików, aby móc przywrócić starą wersję pliku, dzięki czemu zawsze możesz zacząć od nowa w dobrym momencie i uniknąć konieczności rozpoczynania od nowa.
CZYTAJ TAKŻE -> Odzyskaj uszkodzone, uszkodzone lub utracone dokumenty Word i pliki Excel
1) Automatyczne zapisywanie w Office 365
Jeśli mamy kopię subskrypcji Office 365, możliwe jest automatyczne zapisywanie poprzez przesłanie pliku bezpośrednio do OneDrive, OneDrive dla Firm lub SharePoint Online (dla firm): w ten sposób różne używane programy Office synchronizują każdą zmianę wprowadzoną na pliki (w odstępach kilku sekund), więc nigdy nie musisz się martwić o problemy. Dlatego najpierw włączamy klienta OneDrive na naszym komputerze z systemem Windows 10, szukając jego ikony w prawym dolnym rogu lub szukając elementu OneDrive w menu Start.
Jeśli mamy poprzednie wersje systemu Windows lub używamy komputera Mac, pobieramy OneDrive.
Po włączeniu zsynchronizowanego folderu OneDrive przejdźmy do używanego programu pakietu Office, zacznij pisać dokument ( Nowy ), a następnie kliknij Plik -> Zapisz u góry i wybierz OneDrive -> Folder osobisty jako ścieżkę. Plik zostanie natychmiast zapisany w chmurze, aw górnej części okna pojawi się przycisk Automatyczne zapisywanie .
W innym artykule przewodnik po synchronizacji folderów w Onedrive.
Przy aktywnym przycisku nie będziemy musieli martwić się o oszczędzanie w odstępach czasu, ponieważ wszystko jest zsynchronizowane z chmurą (oczywiście musi istnieć połączenie z Internetem). Jeśli chcemy przywrócić starą wersję pliku, wystarczy kliknąć przycisk zapisany w OneDrive w prawym górnym rogu i użyć menu Wyświetl wszystkie wersje .
W ten sposób możemy automatycznie zapisywać i przywracać, jeśli to konieczne, nawet w przypadku problemów z komputerem (zawsze możemy kontynuować pracę na innym komputerze skonfigurowanym z naszym kontem Office 365).
Jeśli nie mamy jeszcze Office 365, możemy zapisać się na subskrypcję usługi stąd -> Kup Office 365.
Dostępna jest również 1-miesięczna wersja próbna pakietu podstawowego, dzięki czemu można ocenić wszystkie zalety posiadania subskrypcji pakietu Office zamiast kupowania całego pakietu do produkcji offline.
2) Automatyczne zapisywanie w wersjach offline pakietu Office
Jeśli nie mamy Office 365, ale darmową wersję sprzedaży (z klasyczną licencją na czas nieokreślony), automatyczne zapisywanie w chmurze nie jest dostępne, ale zawsze możemy zastosować automatyczne zapisywanie plików offline .
W takim przypadku użyjemy zintegrowanego z pakietem Office systemu weryfikacji, abyśmy mogli zapisywać zmiany, których nie zapisujemy ręcznie w krótszych odstępach czasu (przypominamy, że wystarczy nacisnąć CTRL + B na klawiaturze, aby natychmiast zapisać dokonany postęp).
Aby włączyć automatyczne zapisywanie w detalicznych wersjach pakietu Office, otwórz dowolny dokument za pomocą programów pakietu Office, kliknij Plik u góry i przejdź do Opcje -> Zapisz ścieżkę.
W tym oknie upewniamy się, że wskazane jest rozszerzenie najnowszych plików biurowych (na przykład docx, xlsx itp.), Umieszczamy znacznik wyboru w polu Zapisz informacje o automatycznym zapisywaniu co, ustawiamy odstęp 1 minuty (minimum, które możemy ustawić) i umożliwiamy również element Zachowaj najnowszą wersję automatycznie przywróconą, jeśli zostanie zamknięta bez zapisywania .
Informacje o autozapisie zostaną zapisane w ścieżce wskazanej w polu Ścieżka pliku autozapisu, która może być również folderem dowolnej chmury (jeśli zsynchronizowaliśmy OneDrive lub Dysk Google, możemy wskazać tam zmiany, a tym samym mieć ciągłą kopię zapasową).
Aby przywrócić pliki po awarii zasilania lub błędzie systemowym, po prostu ponownie otwórz pakiet Office i użyj narzędzia do odzyskiwania plików, które pobierze z wcześniej skonfigurowanej kopii zapasowej. Niestety, ten system zapisuje tylko zmiany wprowadzane co minutę: jeśli jesteśmy bardzo szybcy w pisaniu, brakująca minuta może wysadzić sporo dokumentów podczas ich przywracania.
3) Jak korzystać z historii plików systemu Windows
Jeśli chcemy dodatkowego systemu tworzenia kopii zapasowych, abyśmy mogli odzyskać pliki uszkodzone przez błędy, nagłe ponowne uruchomienie lub złośliwe oprogramowanie, możemy polegać na systemie ratunkowym o nazwie Historia plików, obecnym w systemie Windows 10 (ale także na poprzednich wersjach systemu operacyjnego ).
Aby aktywować Historię plików w systemie Windows, otwórz menu Start w lewym dolnym rogu, wyszukaj Ustawienia kopii zapasowej i otwórz pierwszy element, który pojawi się u góry; z nowego menu ustawiamy dysk zapasowy (pamięć USB, zewnętrzny dysk twardy lub dowolny zasób sieciowy), klikając Dodaj dysk .
Po dodaniu ścieżki kopii zapasowej klikamy Więcej opcji, wybieramy Co 10 minut w menu Utwórz kopię zapasową plików i na koniec dodaj folder kopii zapasowej (w którym zapisaliśmy pliki pakietu Office), klikając przycisk Dodaj folder .
System będzie automatycznie tworzył kopie zapasowe co 10 minut, więc zawsze masz kopię naszych dokumentów Office na osobnym dysku. Aby dowiedzieć się więcej o systemach tworzenia kopii zapasowych, zapraszamy do zapoznania się z poniższym przewodnikiem.
CZYTAJ TAKŻE -> Utwórz kopię zapasową folderów użytkowników, aby zapisać dane osobiste w systemie Windows
