Musimy udostępnić ważne dokumenty robocze, ale chcemy uniknąć sytuacji, w której każde niedyskretne oko będzie mogło odczytać poufne dane „> Klikając ikonę, możemy wybrać serię elementów zaprojektowanych w celu odpowiedniej ochrony dokumentu: aby zapobiec otwarciu pliku, wybierz Szyfruj hasłem, wprowadź dwukrotnie wybrane hasło i potwierdź OK ; teraz wszystko, co musimy zrobić, to zapisać plik (naciskając CTRL + B lub CTRL + S na klawiaturze), zamknąć Office i sprawdzić, czy podczas otwierania pliku jesteśmy proszeni o wybrane hasło.
Aby usunąć dowolne hasło, po prostu otwórz dokument, wprowadź hasło używane do tej pory, wróć do opcji Chroń dokument i ponownie kliknij opcję Szyfruj za pomocą hasła, pozostawiając to pole puste tym razem (wystarczy usunąć kropki i nacisnąć OK ).
Procedura obowiązuje w każdym programie pakietu Office: Word, Excel, PowerPoint i innych programach zawartych w pakiecie roboczym produkowanym przez Microsoft.
Zmień ochronę
Jeśli natomiast chcemy chronić nasze dokumenty Office przed zmianami, będziemy musieli ustawić poziom zmian, które mają być blokowane (biorąc pod uwagę, że niektóre dokumenty mają pola tekstowe lub przydatne znaczniki do wypełnienia).
Otwieramy dokument, wracamy do menu Plik i z menu Chroń dokument wybierz element Ogranicz modyfikację . W dokumencie otworzy się nowy pasek boczny, z którego możesz zdecydować, czy zastosować ograniczenia dotyczące formatowania, czy ograniczenia dotyczące zmian.
Na potrzeby tego przewodnika zaznaczamy pole wyboru Zezwalaj tylko na tego typu zmiany w dokumencie, aw menu rozwijanym wybierz jeden z dostępnych elementów: Bez zmian (tylko do odczytu), Poprawki, Komentarze i Wypełnianie formularza .
Jeśli jesteśmy częścią sieci korporacyjnej i mamy innych użytkowników zarejestrowanych w tym samym biurze korporacyjnym, możemy również ograniczyć zmiany do określonej grupy, wybierając w polu Wyjątki (opcjonalnie), kogo dotyczy ograniczenie tych zmian.
Aby potwierdzić zastosowanie ochrony, kliknij poniżej Tak, zastosuj ochronę ; otworzy się teraz okno, w którym można wprowadzić wybrane hasło ochronne (być może inne niż hasło dostępu) lub alternatywnie wprowadzić uwierzytelnienie przy użyciu poświadczeń administracyjnych (tylko konto PC lub Windows, z którego obecnie korzystamy, może dokonać zmian).
Jeśli używamy uwierzytelniania hasłem, możemy bez problemu zintegrować blokadę dostępu, widoczną w pierwszym rozdziale.
Jeśli zamiast tego użyjemy uwierzytelnienia użytkownika, dokument zostanie natychmiast zaszyfrowany i będzie mógł być przeglądany tylko przez upoważnionych użytkowników, którzy w żadnym wypadku nie będą mogli go modyfikować (tylko nasze konto jest upoważnione do modyfikacji).
Aby usunąć ten rodzaj ochrony, po prostu powtórz wszystkie kroki już widoczne, usuń zaznaczenie opcji Zezwalaj tylko na tego typu zmianach w dokumencie .
Jak chronić dokumenty w LibreOffice
Office to bardzo drogi pakiet roboczy, sprzedawany przez Microsoft za setki euro, dlatego trudno go kupić od zwykłych użytkowników lub użytkowników domowych. Jako ważną alternatywę zawsze możemy korzystać z pakietu LibreOffice na naszych komputerach, dostępnego za darmo.Zobaczmy razem, jak chronić dostęp do dokumentu i jak zapobiegać nieautoryzowanym zmianom.
Ochrona przed otwarciem
Aby chronić najważniejsze dokumenty, otwieramy LibreOffice, wybieramy program do uruchomienia, tworzymy dokument, a podczas zapisywania klikamy na górze Plik -> Zapisz jako .
W oknie zapisu wybieramy nazwę pliku, ścieżkę, gdzie go zapisać i upewnij się, że zaznaczono opcję Zapisz za pomocą hasła, a następnie kliknij Zapisz na dole.
Otworzy się dodatkowe okno, w którym możesz dwukrotnie wpisać wybrane hasło; kiedy będzie gotowy, kliknij OK, aby zapisać dokument. Od tej pory tylko osoby znające hasło będą mogły otwierać plik i przeglądać jego zawartość.
Zmień ochronę
Jeśli natomiast chcemy zabezpieczyć dokument przed niechcianymi zmianami, powtarzamy kroki opisane w poprzednim rozdziale, to znaczy przejdź do Plik -> Zapisz jako, zaznacz pole wyboru Zapisz hasłem, a następnie kliknij Zapisz na dole. W oknie, w którym należy wprowadzić hasło otwierające, rozwijamy element Opcje, zaznaczamy element Otwórz plik tylko do odczytu, a następnie wprowadzamy inne hasło niż ustawione do otwierania.
Klikamy OK, aby potwierdzić. Odtąd będziemy mogli otwierać dokument jako tylko do odczytu, bez możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian (niezależnie od tego, czy mamy chroniony dostęp do pliku). Aby wprowadzić zmiany w chronionym dokumencie, kliknij menu Edycja u góry, wybierz element Tryb modyfikacji i wprowadź hasło odblokowujące wybrane w celu ochrony zmian.
wnioski
W tym przewodniku razem widzieliśmy, jak chronić dokumenty podczas otwierania i jak chronić dokumenty przed zmianami, zarówno jeśli korzystamy z pakietu Office, jak i korzystamy z bezpłatnego pakietu LibreOffice.Alternatywnie możemy chronić jeden lub więcej, stosując ochronę bezpośrednio do folderów, jak również opisano w naszym przewodniku na temat ochrony plików i folderów za pomocą haseł .
Aby chronić dokumenty przed zmianami, inna metoda (powszechnie stosowana) obejmuje konwersję dokumentu Office do formatu PDF, jak opisano w przewodniku na temat ochrony pliku PDF hasłem, aby go nie otwierać ani edytować .
