Czas mija, rodzą się i giną nowe systemy komunikacji, ale główny od ponad dekady zawsze był taki sam, e-maile. Dziś jednak usługi odbierania wiadomości e-mail różnią się między nowoczesnymi i innowacyjnymi, z opcjami organizowania poczty na różne sposoby i staromodnymi, identycznymi z tymi sprzed dziesięciu lat, bez żadnych ulepszeń.
CZYTAJ TAKŻE: Najlepsze bezpłatne strony e-mail, w których możesz utworzyć adres e-mail
Google Mail, zwany Gmail, jest oczywiście najbardziej wydajną i pełną opcją usługi e-mail przez Internet, dlatego dla tych, którzy mają trudności z zarządzaniem pocztą przychodzącą, w tym artykule zobaczymy kilka ważnych sztuczek, które musisz znać, aby uprościć zarządzanie. nowych otrzymanych wiadomości e-mail .
Chodzi o skonfigurowanie zautomatyzowanego systemu do uporządkowania poczty, ponieważ wiesz, że jeśli to zadanie pozostawisz użytkownikowi, pomimo wszelkich wysiłków, nieuchronnie przegrasz wojnę z nieładem.
Aby zautomatyzować skrzynkę odbiorczą Gmaila, abyś nie musiał się martwić utratą ważnych e-maili i wiadomości, możesz postępować zgodnie z tymi 6 wskazówkami, korzystając z wewnętrznych funkcji witryny poczty Google.
To jest kompendium pełnego przewodnika po Gmailu .
1) Użyj filtrów i etykiet, aby automatycznie zarządzać odbiorem wiadomości przychodzących .
Mówiłem o tym w przeszłości w ogólnym artykule przewodnika dotyczącym tworzenia filtrów e-mail w Yahoo Mail, Hotmail i innych usługach pocztowych, w tym w Gmailu.
Wiedza na temat tworzenia filtrów w Gmailu jest niezbędna do tworzenia nowych za każdym razem, gdy otrzymasz nową wiadomość w skrzynce odbiorczej, która nie jest automatycznie katalogowana.
Jeśli więc wszystkie otrzymane wiadomości są wymienione w kolejności chronologicznej, ale bez różnicowania, nadszedł czas, aby utworzyć filtry i etykiety, aby posortować pocztę w różnych folderach zgodnie z nadawcą, tematem lub innymi kryteriami.
Będąc etykietami, wiadomości nie są tak naprawdę przenoszone z ogólnej listy skrzynki odbiorczej, ale po prostu filtrowane i wyróżniane w grupie, co ułatwia ich wyszukiwanie i wyszukiwanie.
Etykiety są wymienione po lewej stronie strony w menu Gmaila.
Po otrzymaniu nowej wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, która nie ma etykiety, otwórz ją lub wybierz, a następnie naciśnij przycisk etykiety obok przycisku „ Inne ”, aby utworzyć nową.
Idealnie byłoby, gdyby do każdego powtarzającego się komunikatu stosować etykietę .
Na przykład etykieta jest stosowana do powiadomień na Facebooku, inna etykieta jest stosowana do wiadomości e-mail z biuletynem Navigaweb, inna do wiadomości służbowych i tak dalej.
Po utworzeniu nowej etykiety wiadomości, aby upewnić się, że wszystkie następne przychodzące podobne do tej są automatycznie oznaczone w ten sam sposób, otwórz wiadomość e-mail, naciśnij przycisk „ Inne ” i na liście rozwijanej, kliknij „ Filtruj wiadomości tego typu ”.
W ten sposób reguła jest tworzona automatycznie i szybko, dzięki czemu wszystkie wiadomości z tego samego adresu e-mail lub utworzonej etykiety są powiązane.
Filtr można zmodyfikować, wybierając inne kryterium, na przykład jeśli zawiera on określone słowo w temacie lub jeśli go nie zawiera lub wiadomość zawiera załącznik, czy nie.
Następnie kliknij „ Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania ” i wybierz ostateczne działanie, które może w rzeczywistości zastosować do tych wiadomości już istniejącą lub nową wybraną etykietę.
W filtrze możesz także wybrać wiele jednoczesnych działań spośród dostępnych; na przykład domyślnie odpowiedz, zignoruj wiadomość, oznacz ją jako przeczytaną lub ważną.
Na przykład e-maile o charakterze czysto informacyjnym, które nie muszą być otwierane i czytane, można zignorować i zarchiwizować, a te z automatycznych biuletynów można oznaczyć jako przeczytane i opatrzone etykietą, aby je znaleźć w razie potrzeby.
Utworzenie domyślnej odpowiedzi dla wszystkich wiadomości otrzymanych w Gmailu określonego typu może być najlepszym rozwiązaniem, aby zmniejszyć obciążenie pracą, gdy staje się monotonne, lub powiadomić nadawcę, że wiadomość została odebrana i na którą zostanie wkrótce udzielona odpowiedź.
Po utworzeniu filtru należy pamiętać o umieszczeniu krzyżyka na opcji Zastosuj filtr również w odpowiednich wiadomościach, aby upewnić się, że reguła działa wstecz i dotyczy również wiadomości otrzymanych w przeszłości.
AKTUALIZACJA: Poczta e-mail w Gmailu jest teraz podzielona na specjalne karty i kategorie
2) Wysyłanie lub odbieranie załączników w Gmailu za pomocą Skydrive, Dropbox, Box i Dysku Google to świetny sposób, aby zapobiec zajmowaniu zbyt dużej ilości załączników w Gmailu.
Ponadto bez instalowania wtyczek, jak widać w wiadomościach z grudnia, za pomocą Gmaila możesz wysyłać załączone pliki do 10 GB.
3) Konwertuj wiadomości e-mail na działania kalendarza
Jedną z najbardziej interesujących rzeczy w Gmailu jest jego integracja z Google Tasty i Kalendarzem Google.
Jeśli otworzysz wiadomość e-mail, klikając menu Więcej u góry, możesz utworzyć aktywność powiązaną z wybraną wiadomością .
Niestety nie można zautomatyzować tworzenia zaplanowanych działań na podstawie wiadomości e-mail, ale zawsze można utworzyć filtr i nadać etykiecie „możliwe działania” nowym wiadomościom przychodzącym.
CZYTAJ TAKŻE: Przewodnik po zadaniach Google, aby tworzyć listy działań, wydarzeń i spotkań online
4) Rozróżnij wiadomości przychodzące na podstawie otrzymanego adresu e-mail .
Ważne jest, aby pamiętać, że filtra w Gmailu można również używać, rozróżniając wiadomości przychodzące na podstawie adresu e-mail, na który wiadomość została wysłana.
Ten typ filtra jest przydatny, na przykład, jeśli używasz Gmaila jako witryny, w której możesz również odbierać wiadomości z innych skrzynek pocztowych.
Co więcej, możesz użyć tej opcji filtrowania z aliasami Gmaila .
W przypadku adresu Gmaila istnieją nieskończone aliasy .
Na przykład, jeśli adres e-mail był przez e- , aliasy są
Na przykład może być podany jako adres na Facebooku lub może być podany jako adres służbowy .
W innych artykułach inne sztuczki mające na celu utrzymanie i uporządkowanie skrzynki odbiorczej :
- Anuluj subskrypcję automatycznych biuletynów i e-maili
- Automatyczne filtry do aktualizacji społecznościowych, alertów i biuletynów
- Zaawansowany przewodnik wyszukiwania poczty w Gmailu
