Gmail jest jedną z najbardziej udanych usług podpisanych przez Google, ponieważ praktycznie wszyscy korzystają z konta e-mail podczas rejestracji nowego konta Google (na smartfonie, w serwisie YouTube itp.). Przed Gmailem usługi poczty e-mail były niewygodne w użyciu, bardzo ograniczone i wymagały od klienta stacjonarnego, takiego jak Microsoft Outlook, możliwości prawidłowego działania. Gmail to zamiast tego prawdziwy internetowy klient poczty e-mail, potężny i tak pełen funkcji, że potrzebowałby instrukcji z setkami stron! Gmail pozostaje najpopularniejszą usługą online do obsługi poczty e-mail, nawet jeśli nie wszyscy w pełni wykorzystują jej moc: aby móc ją właściwie wykorzystać, w tym artykule pokażemy najlepsze funkcje, które odróżniają ją od konkurencji. Korzystanie z Gmaila nigdy nie będzie takie samo po przeczytaniu tego przewodnika!
CZYTAJ TAKŻE -> Synchronizuj książkę adresową między Gmailem a Outlookiem i importuj kontakty
Jeśli nie mamy jeszcze konta Gmail, możemy to naprawić, otwierając tutaj konto Google -> Nowe konto Google .
Aby korzystać z Gmaila ze smartfona lub tabletu, możemy pobrać konkretną aplikację stąd -> Gmail ( Android ) i Gmail ( iPhone ).
1) Badania
Ponieważ Gmail jest usługą Google, oczywiste jest, że wyszukiwanie wiadomości e-mail może być lepsze niż w jakimkolwiek innym programie lub usłudze poczty internetowej. W razie potrzeby nie byłoby też potrzeby sortowania moich e-maili w folderach, ponieważ można je wyszukiwać precyzyjnie i szybko.
Ważne jest, aby znać najbardziej użytecznych operatorów Gmaila do zaawansowanego wyszukiwania poczty i załączników .
Na przykład możemy wyszukiwać wszystkie wiadomości e-mail według daty, w tym wiadomości e-mail otrzymane w tym dniu lub w dniach poprzednich lub następnych: na przykład możemy wpisać w pasku wyszukiwania „ po: 2018/12/25 ”, aby wyszukać wszystkie otrzymane wiadomości e-mail po świętach Bożego Narodzenia zamiast tego „ przed: 2018/12/25 ”, aby wyszukać wiadomości e-mail otrzymane przed świętami Bożego Narodzenia. Jeśli z drugiej strony mamy nieprzeczytane wiadomości przez długi czas, ale „zniknęły” wśród niezliczonych kolejnych wiadomości, zawsze możemy otworzyć menu Wszystkie wiadomości (pasek po lewej stronie) i wpisać w pasku wyszukiwania „ to: nieprzeczytane ”, aby wyświetlić wszystkie nieprzeczytane wiadomości e-mail, ponieważ mamy aktywne konto Gmail.
2) Jak korzystać z filtrów
W Gmailu możemy używać filtrów do automatyzacji zarządzania otrzymywanymi wiadomościami na podstawie nadawcy, na podstawie tematu, na podstawie tematu itp. Każdy e-mail można przekształcić w filtr, naciskając trzy kropki obok daty i godziny e-maila i używając opcji Filtruj wiadomości tego typu . Alternatywnie możemy utworzyć filtr w locie, klikając na górze trójkąta po prawej stronie paska wyszukiwania i rozpocząć wypełnianie różnych pól.
Oprócz przycisku Wyszukaj możemy również użyć przycisku Utwórz filtr, dzięki czemu możemy doskonale filtrować wszystkie powstałe wiadomości e-mail. Filtr może również działać z mocą wsteczną, to znaczy umożliwia porządkowanie już otrzymanych wiadomości e-mail.
Czytaj także: Zamów skrzynkę odbiorczą z filtrami i aliasami w Gmailu, aby zarządzać otrzymanymi wiadomościami e-mail
3) Jak korzystać z etykiet
Zamiast używać filtrów, możesz używać etykiet jako swego rodzaju segregatora do organizowania poczty.
Gmail już automatycznie stosuje odpowiednie etykiety na podstawie swoich algorytmów (wstawiając wiadomości Faceboook w Społecznościach na przykład lub przesyłki Amazon w Aktualizacjach ), ale możemy poprawić zarządzanie etykietami i tworzyć nowe, klikając symbol w postaci bieg i przejście do menu Ustawienia -> Etykiety .
Jeśli zamiast tego chcemy zmienić etykietę przypisaną do już otrzymanego e-maila, po prostu otwórz go i kliknij przycisk Etykieta u góry.
4) Używaj Gmaila z innymi kontami e-mail
Gmail ułatwia importowanie innych kont e-mail, dzięki czemu można odbierać wiadomości z innych adresów, a także wysyłać wiadomości e-mail przy użyciu tych adresów. Aby dodać konta e-mail, kliknij symbol koła zębatego i przejdź do Ustawienia -> Konto i importuj, a następnie kliknij Dodaj kolejny adres e-mail . Gmail używa IMAP i SMTP, aby móc odbierać i wysyłać wiadomości e-mail od innych operatorów; wiele z nich jest samo-konfigurujących się (wystarczy podać swój adres e-mail i hasło), w innych przypadkach będziemy musieli odzyskać parametry dostępu do ręcznej konfiguracji.
Aby dowiedzieć się więcej, zalecamy przeczytanie artykułu na temat importowania innych kont e-mail w Gmailu i zarządzania nimi za pomocą wielu skrzynek
5) Anuluj wysyłanie wiadomości e-mail
Jak widać w innym artykule, możesz aktywować funkcję, aby anulować wysyłanie wiadomości e-mail wysłanej przez pomyłkę, abyś mógł natychmiast usunąć wszelkie głupoty lub nieporozumienia. W ten sposób, po naciśnięciu przycisku Wyślij e-mail, będziemy mieli jeszcze kilka sekund, aby go anulować na wypadek, gdybyśmy się mylili. Zwykle czas na przemyślenie jest ograniczony do 5 sekund, ale jeśli chcemy zwiększyć czas na anulowanie wiadomości e-mail, możemy ją zmienić w menu Ustawienia -> Ogólne, zmieniając pozycję w Anuluj wysyłanie -> Okres anulowania wyślij
Możemy ustawić maksymalnie 30 sekund, poza tym nie jest to dozwolone (nie spowalnia również wysyłania wiadomości e-mail na serwery Gmaila).
6) Domyślnie aktywuj „Odpowiedz wszystkim”
Gdy nowa wiadomość grupowa dotrze do Gmaila, możemy upewnić się, że po kliknięciu przycisku Odpowiedz wiadomość e-mail jest adresowana na wszystkie adresy oznaczone w polu odbiorcy, a nie tylko do nadawcy. Tę opcję można aktywować w Ustawieniach -> Ogólne i aktywując znacznik wyboru na Odpowiedz na wszystkie pozycje, obecne w Domyślnym zachowaniu odpowiedzi .
7) Jak wysyłać automatyczne odpowiedzi, gdy jesteśmy nieobecni
Jeśli jesteśmy nieobecni przez dłuższy czas i chcemy, aby każdy, kto pisze do nas e-mailem, wiedział o naszej niedostępności, możemy skonfigurować automatyczną odpowiedź w Gmailu, która natychmiast wyśle spersonalizowaną wiadomość do wszystkich nadawców, którzy się z nami skontaktują. Aby go skonfigurować, zawsze klikamy przycisk koła zębatego, a następnie idziemy do Ustawienia -> Ogólne .
Przewiń stronę w dół, aż dojdziesz do sekcji Automatyczna odpowiedź .
Ustawiamy datę początkową i końcową (opcjonalnie) wstawiając krótki tekst w temacie oraz nasze powody lub usprawiedliwienia braku lub braku odpowiedzi, aby powiadomić na czas każdego, kto zdecyduje się odpowiedzieć na nas przez e-mail.
Aby uniknąć wysyłania poczty do biuletynów lub wiadomości serwisowych, możemy zaznaczyć opcję Odpowiedz tylko osobom wymienionym w moim elemencie Kontakty, aby tylko zaufane osoby automatycznie odpowiadały. Pod koniec konfiguracji kliknij Aktywuj automatyczną odpowiedź i całkowicie zamknij Gmaila: jesteśmy gotowi wyjechać na wakacje lub na długą podróż bez zbyt wielu myśli!
8) Załączniki na Dysku Google
Gmail jest zintegrowany z usługą chmurową Dysku Google, więc otrzymane załączniki można zawsze zapisać w chmurze Google, aby nosić je ze sobą na komputerze lub innym urządzeniu.
Jest to naprawdę wygodne do zapisywania i wysyłania nawet dużych plików oraz do korzystania z funkcji przeglądania i edycji dokumentów w Dokumentach Google.
CZYTAJ TAKŻE -> W Gmailu załączniki i odebrane pliki otwierają się w podglądzie i są zapisywane na Dysku Google
9) Tryb zarezerwowany dla poufnych wiadomości e-mail
Jak już wyjaśniono, możliwe jest wysyłanie chronionych wiadomości e-mail w Gmailu z datą wygaśnięcia i hasłem.
Dzięki tej funkcji wiadomości z poufnymi i wrażliwymi informacjami mogą być wysyłane, aby tylko odbiorca mógł je otworzyć, a także, aby po przeczytaniu tego e-maila po raz pierwszy został automatycznie usunięty.
10) Używaj Gmaila jako kompletnego klienta
Gmail można uznać za prawdziwego klienta poczty e-mail ze względu na niektóre szczególne funkcje:
- Możesz uzyskać dostęp do Gmaila za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji z dowolnego miejsca, o ile ma on komputer, smartfon lub tablet z dostępem do Internetu
- Możesz także otworzyć Gmaila offline bez połączenia z Internetem
- Wszystkie wysłane i odebrane wiadomości e-mail z Gmaila można pobrać na komputer
- Z innych kont e-mail można także korzystać w Gmailu
- Możesz odłożyć e-mail w Gmailu, aby otrzymać go ponownie
- E-maile ze spamem można blokować za pomocą wydajnego filtra zarządzanego przez sztuczną inteligencję w Gmailu.
- Możesz zarchiwizować pocztę e-mail w Gmailu, aby zresetować skrzynkę odbiorczą bez usuwania czegokolwiek
- Możesz zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail do przyszłej daty w Gmailu
Jeśli więc szukamy sposobu na zastąpienie programu Outlook w zarządzaniu wiadomościami e-mail, być może nadszedł czas, aby używać tylko Gmaila do wszystkich naszych skrzynek e-mail, aby zawsze mieć pod ręką wszystkie wiadomości służbowe lub osobiste.
CZYTAJ TAKŻE: Kompletny przewodnik po Gmailu, aby rozpocząć i zostać ekspertami
