Praca i pisanie w programie Word (lub równoważnych programach, takich jak LibreOffice Writer lub Google Docs) oznacza radzenie sobie ze wszystkimi problemami i trudnościami związanymi z formatowaniem tekstu. Pisanie dokumentu na komputerze jest łatwe, ale formatowanie tekstu lub zmiana sposobu jego prezentacji, akapitów, podziałów stron, marginesów itp. Może stać się frustrujące, jeśli nie znasz podstaw.
każdy będzie miał problem z widzeniem pustych stron w środku dokumentu, niemożnością dzielenia rozdziałów, z widzeniem, że wydruk różni się od tego, co widzisz na ekranie.
Możesz znacznie poprawić pisanie dokumentów za pomocą Microsoft Word i maksymalnie ograniczyć błędy, bez szaleństwa, ucząc się, jak formatowanie tekstu działa w programie Word i jakie narzędzia są dostępne, aby to kontrolować .
Instrukcje w tym artykule są oparte na programie Word 2010, ale powinny działać zarówno z poprzednią, jak i późniejszą wersją programu Word, chyba że zaznaczono inaczej.
CZYTAJ TAKŻE: Używaj Microsoft Word profesjonalnie i szybko dzięki 5 przydatnym funkcjom
1) Trzy poziomy formatowania w programie Microsoft Word
Pierwszą sztuczką dotyczącą formatowania dokumentu w programie Word jest zrozumienie, w jaki sposób program Word interpretuje formatowanie tekstu.
Ludzki umysł myśli, że dokument składa się ze słów, które tworzą zdania, zdania, które tworzą akapity, akapity, które składają się na strony i tak dalej.
Jednak w przypadku programu Word każdy dokument składa się z trzech podstawowych poziomów:
- Sekcje : każdy dokument Word ma jedną lub więcej sekcji.
- Akapity : Każda sekcja ma jeden lub więcej akapitów.
- Znaki : Każdy akapit ma jeden lub więcej znaków.
Program Word umożliwia stosowanie formatowania do całego dokumentu lub określonych stron dokumentu, ale w rzeczywistości każda reguła jest zawsze stosowana do jednego z tych trzech poziomów, a nie do całego dokumentu.
2) Zobacz ukryte postacie
Aby nauczyć się formatować tekst w programie Microsoft Word i pracować ze stylami, zawsze musisz ukrywać znaki ukryte, przynajmniej do momentu, aż staniesz się tak dobry, że możesz je „zobaczyć”, nawet jeśli nie są widoczne dla oka.
Na głównym pasku narzędzi kliknij przycisk z symbolem ¶, aby wyświetlić niedrukowalne i ukryte znaki, które są symbolami struktury dokumentu.
Arkusz będzie teraz rozmazany kropkami po bokach i ¶ na końcu każdej linii kończącej się kropką.
W programie Word każdy przycisk, który naciskasz na klawiaturze, jest znakiem, ale widoczne są tylko litery, cyfry i znaki interpunkcyjne.
Z opcją pokaż ukryte znaki spróbuj nacisnąć Enter, Tab i spację, aby zrozumieć, że są one również interpretowane jako znaki, których nie można wydrukować.
Podczas kopiowania i wklejania do tekstu znaki te są również kopiowane.
Widok tych wszystkich dziwnych znaków w tekście może być trochę brzydki, ale musisz się przyzwyczaić, aby sprawdzić formatowanie.
Ponowne naciśnięcie klawisza ¶ zawsze pozwala dezaktywować ukryte znaki.
Możesz dokładnie kontrolować, które znaki mają być widoczne i ukryte, przechodząc do opcji Plik -> Opcje -> Wyświetl .
Jedyne, czego nie widać, to podziały sekcji w dokumencie, widoczne tylko po przełączeniu do widoku wersji roboczej (menu Widok -> Struktura ).
3) Sprawdź sekcje
Sekcje kontrolują cały przepływ dokumentu.
Wszystkie dokumenty Microsoft Word zaczynają się od pojedynczej sekcji, która zmienia się po dodaniu następujących zmian:
- Wprowadzono ręczny podział sekcji.
Możesz utworzyć nową sekcję ręcznie, wstawiając podział sekcji (w menu Word Układ -> Podziały )
Istnieją dwa rodzaje podziałów sekcji, jeden, który łamie tekst na stronie, drugi, który kontynuuje pisanie na tej samej stronie, na której wstawiany jest podział.
W programie Word występują także nieparzyste i parzyste podziały stron.
- Formatowanie określonych stron zostało zmienione.
Pamiętaj, że Word nie widzi stron, tylko sekcje.
Po zmianie formatowania określonej strony lub zakresu stron program Word tworzy dla nich nową sekcję, automatycznie wstawiając podział sekcji powyżej i poniżej.
Wszelkie zmiany formatowania na poziomie strony są stosowane do całej sekcji.
Sekcje mogą naprawdę doprowadzić Cię do szaleństwa, jeśli tak naprawdę nie rozumiesz, jak nimi zarządzać i czym one są, szczególnie dlatego, że do zarządzania nimi potrzebujesz widoku Projekt.
Typowym błędem początkującego jest przejście do pisania na kolejnej stronie bez przerywania strony, kilkakrotnie naciskając Enter.
4) Użyj akapitów
Akapit jest prawdopodobnie najważniejszym elementem dokumentu Microsoft Word.
Powodzenie formatowania tekstu zależy od zrozumienia, jak to działa.
Akapit to fraza, która kończy się zawijaniem, a następnie użyciem. a następnie naciśnij klawisz Enter.
W programie Word akapit jest oznaczony znakiem ¶
Znak akapitu jest ważnym i specjalnym znakiem, ponieważ mówi nam wszystko o strukturze tekstu.
Widzenie ¶ pozwala nam uniknąć błędów, takich jak przejście do następnej strony przez kilkakrotne naciśnięcie Enter lub utrata formatowania w kopiowaniu i wklejaniu.
Jest tak, ponieważ symbol ¶ nie jest również kopiowany.
Aby pisać w programie Word, ważne jest, aby zobaczyć te znaki i zawsze wiedzieć, gdzie kończy się zdanie.
5) Użyj stylów, aby uporządkować i zastosować formatowanie
Jednym ze stylów jest zbiór informacji o formatowaniu, które można zastosować jednocześnie do fragmentu tekstu.
Style są przydatne do stosowania tego samego formatowania w dokumencie.
Menu główne programu Word pozwala wybierać spośród predefiniowanych stylów, które są dwojakiego rodzaju: style akapitowe i style znakowe.
Szybkie style są dostępne z menu rozwijanego na pasku głównym.
- Style akapitowe obejmują formatowanie stosowane do całego akapitu (tabele, odstępy między wierszami, obramowania i wcięcia), a także formatowanie znaków (typ czcionki, rozmiar, kolor).
Style akapitowe są oznaczone znakiem ¶.
- Style znaków zawierają informacje tylko o formatowaniu wybranych znaków w akapicie.
Style znaków obejmują tylko formatowanie znaków, liter i cyfr.
Jeśli zastosujesz styl znaku w akapicie, zastąpi on styl akapitu.
Możesz edytować istniejące style, ale najlepiej pozostawić je tam, gdzie są i stworzyć własne, jeśli chcesz mieć tę kontrolę.
W opcjach tworzenia nowego stylu lepiej jest dodać go do menu szybkich stylów, ale nie aktywować opcji automatycznej aktualizacji.
Lepiej jest używać tego samego stylu automatycznie w następnym akapicie, aby uzyskać jednolity dokument.
W przypadku tytułów lub podpisów lepiej używać różnych stylów.
Wszystkie podstawy stylów w programie Word zostały w pełni wyjaśnione we włoskim przewodniku Office na tej stronie.
6) Najpierw przygotuj dokument
Nie ma nic bardziej frustrującego niż próba rozwiązania problemów z sekcjami w programie Word lub rozwiązania problemu ze stylami gotowego dokumentu.
Najlepszym sposobem pisania w programie Word jest zrobienie tego bez obawy o formatowanie, a następnie, po zakończeniu, otwórz nowy dokument, odpowiednio go przygotuj i skopiuj tekst ze starego do nowego, wklejając go jako niesformatowany tekst.
W innym artykule opisano program do wklejania skopiowanego tekstu bez formatowania.
Czytaj także: Korzystaj z arkuszy kalkulacyjnych w 4 krokach (Excel, LibreOffice i Dysk Google)
