Microsoft Outlook to najczęściej używany i znany na świecie program do zarządzania pocztą e-mail na komputerze, nawet jeśli jest to program wchodzący w skład pakietu Office. Program Outlook jest niezbędny w wielu organizacjach, nie tylko ze względu na oczywiste możliwości zarządzania pocztą e-mail, ale także ze względu na funkcje kalendarza, zadań i książki adresowej.
Dla firm wygodą jest połączenie programu Outlook z serwerem Exchange, aby każdy mógł udostępniać tę samą książkę adresową i kalendarze, stając się doskonałym narzędziem do współpracy na poziomie korporacyjnym.
Do użytku domowego Outlook służy głównie do pobierania poczty na komputer i przechowywania jej poza Internetem, ale chociaż większość ludzi na pewno nie używa serwera Exchange w domu i prawdopodobnie nawet nie wie, co to jest. cechy, funkcje programu Outlook sprawiają, że jest to potężne narzędzie do zarządzania aktywnością również do użytku osobistego i nieprofesjonalnego, do czytania wiadomości e-mail, umawiania się na spotkania, organizowania książek adresowych i wielu innych.
W tym przewodniku przedstawiamy zwięzły i skoncentrowany kurs na temat korzystania z programu Microsoft Outlook (biorąc pod uwagę jego najnowszą wersję, Outlook 2013 ), aby poznać jego główne funkcje i skonfigurować go z każdym kontem e-mail .
Każdy, kto ma programy pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint itp.), Ma również program Outlook na komputerze i może go otworzyć w celu pierwszego dostępu.
Będąc produktem z serii Office, znajdziesz znajomy interfejs, trochę podobny do Worda, nawet jeśli służy on zupełnie innej rzeczy.
Domyślnym widokiem programu Outlook jest skrzynka odbiorcza, u góry znajduje się wstążka wstążki, ukryta, aby zaoszczędzić miejsce na ekranie.
Aby szybko zobaczyć i ukryć wstążkę, wystarczy nacisnąć klawisze CTRL - F1 .
Możesz zablokować pasek, naciskając pinezkę, która służy do jego naprawy, a nie ukrywania.
Wstążka bardzo ułatwia znajdowanie przycisków do aktywacji funkcji i korzystania z narzędzi programu.
Karta Strona główna ma różne przyciski w zależności od trybu i ekranu, na którym jesteś.
Na ekranie głównym dostępne są opcje poczty.
Wzdłuż lewej krawędzi Outlooka znajdują się foldery, a na dole tego panelu znajdują się tryby Outlooka: Skrzynka odbiorcza, Kalendarz, Ludzie, Zadania i tak dalej.
Kliknięcie strzałki u góry panelu nawigacyjnego powoduje rozwinięcie panelu, aby zobaczyć strukturę folderów konta e-mail.
Kliknij trzy kropki, aby uzyskać dostęp do dodatkowych trybów programu Outlook: notatek, folderów i skrótów programu Outlook.
W „Opcjach nawigacji” możesz zmienić kolejność wyświetlania różnych elementów i wyłączyć kompaktową nawigację, jeśli używasz dużego monitora.
Karta Wyślij / Odbierz dotyczy w szczególności funkcji skrzynki odbiorczej, ale pojawia się również w innych trybach (kalendarz, zadania itp.), Nawet jeśli nie będą miały takiej samej funkcjonalności.
W zależności od rodzaju używanego protokołu pocztowego (IMAP lub POP), możesz, ale nie musisz, pobierać tylko nagłówki wiadomości, zaznaczać lub usuwać zaznaczenie wiadomości do pobrania oraz inne funkcje (dostępne tylko z opcją Protokół IMAP, zawsze zalecany)
Karta folderów umożliwia zarządzanie folderami na koncie pocztowym, tworzenie nowych, wybór reguł automatycznej archiwizacji starych wiadomości e-mail i innych właściwości.
W trybie kalendarza nie ma folderów, więc z tego menu można kopiować lub przenosić kalendarze.
Struktura folderów jest niezbędna do zarządzania pocztą i utrzymywania porządku, aby nie przegapić ważnych wiadomości i łatwiej znaleźć pocztę.
W innym artykule widzieliśmy, jak tworzyć reguły i filtry poczty w Microsoft Outlook, aby organizować pocztę w foldery .
Opcje wyświetlania zawierają niezbędne funkcje do ukrywania lub pokazywania niektórych informacji i elementów interfejsu programu Outlook, wśród których są także przypomnienia .
W trybie kalendarza można zmienić sposób wyświetlania dni, z widokiem miesięcznym, tygodniowym lub dziennym oraz kolorem.
Opcje na wstążce wstążki, jak wspomniano powyżej, zmieniają się w zależności od tego, gdzie się znajdujesz.
Jeśli piszesz nową pocztę, znajdziesz wszystkie przyciski do formatowania tekstu, dodawania załączników, obrazów, etykiet itp.
Karta Wstaw jest obecna w każdej sekcji programu Outlook i umożliwia zmianę treści wiadomości, działań, wydarzeń w kalendarzu.
W przypadku wiadomości e-mail znajduje się przycisk Opcje, w którym można znaleźć wybór motywu, kolorów, czcionek i efektów, CCN (kopia ukryta do użycia w celu ukrycia odbiorców wiadomości e-mail) i prośba o potwierdzenie czytanie wiadomości e-mail.
Karta Rewizja zawiera funkcje automatycznej korekty pisowni i gramatyki, przydatne w celu uniknięcia błędów podczas pisania wiadomości e-mail.
Możesz także tłumaczyć wysłane wiadomości na inne języki.
Przejdźmy teraz do zakładania konta e-mail, które może być automatyczne lub ręczne
Przy pierwszym uruchomieniu programu Outlook pojawi się monit o skonfigurowanie konta, które możesz również pominąć i dodać później.
W rzeczywistości możesz używać programu Outlook bez konta w trybach kalendarza, zadań i notatek.
Ponieważ jednak jest to program przeznaczony głównie do zarządzania pocztą e-mail, warto natychmiast dodać konto, próbując automatycznej konfiguracji, w której wystarczy wprowadzić nazwę użytkownika i hasło, których używasz, aby uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej.
Jeśli automatyczna konfiguracja nie działa (z pewnością działa z adresami Hotmail i Outlook.com, ale nie mówi się, że działa z innymi dostawcami), musisz kontynuować konfigurację ręczną .
Aby dodać konto do programu Outlook, musisz przejść do karty Plik na wstążce i postępować zgodnie z procedurą ręcznego ustawiania.
W konfiguracji ręcznej pierwszym wyborem jest użycie konta POP lub IMAP (lub konta Exchange, jeśli skonfigurujesz program Outlook w biurze)
Widzieliśmy już w innym artykule różnice między IMAP i POP, które syntetycznie są:
- POP lub Post Office Protocol to najstarszy protokół używany do pobierania poczty na komputer.
- Zamiast tego IMAP umożliwia kopiowanie struktury folderów poczty internetowej i synchronizowanie wiadomości bez powodowania ich znikania z serwera poczty, z opcjami pobierania tylko nagłówków wiadomości, bez wypełniania komputera tysiącami wiadomości e-mail i załączników.
Jeśli to możliwe, zawsze wybieraj IMAP.
Możesz zapoznać się z przewodnikiem na temat dodawania konta Yahoo Mail do programu Outlook, zmieniając parametry odpowiednio do dostawcy poczty.
W innym artykule wyjaśniłem również krok po kroku, jak skonfigurować program Microsoft Outlook z Gmailem, aby odbierać i wysyłać pocztę z komputera.
W programie Outlook możesz dodawać i zarządzać dowolną liczbą kont e-mail .
Jeśli używasz wielu kont e-mail, takich jak jedno osobiste i jedno do pracy, klient poczty e-mail, taki jak Outlook, może naprawdę coś zmienić i pozwala łączyć terminy i działania kalendarza, aby w pewien sposób zarządzać swoim życiem kompletne.
Po dodaniu dwóch kont możesz wybrać konto, które chcesz skonfigurować, z rozwijanego selektora u góry strony Informacje o koncie na karcie Plik .
W „ Ustawieniach konta ” możesz utworzyć nowe konto, naprawić już dodane, usunąć je, ustawić swoje ulubione i zmienić inne ustawienia.
Zarządzanie książką adresową i dodawanie kontaktów w Outlooku
Aby zarządzać kontaktami z książki adresowej, otwórz tryb Kontakty z karty Strona główna i dodaj adresy oraz inne szczegóły z głównego interfejsu.
Prawie na pewno jednak konieczne będzie zaimportowanie książki adresowej z Google, Yahoo lub innego konta, którego używasz.
Następnie musisz wyeksportować kontakty z tej książki adresowej, a następnie zaimportować je do programu Outlook.
Zwykle byłaby to łatwa praca, gdyby nie każde konto korzystające z własnego formatu i mogłyby wystąpić komplikacje.
Najłatwiejszym sposobem jest zsynchronizowanie książki adresowej między Gmailem a Outlookiem i zaimportowanie kontaktów.
W przeciwnym razie musisz użyć kart vCard, jak wyjaśniono w przewodniku na temat importowania plików vCard (vcf) do kontaktów Windows i Microsoft Outlook.
Aby poznać bardziej zaawansowane funkcje Microsoft Outlook, które widzieliśmy, w innych artykułach:
- Jeśli masz wiele komputerów, z których możesz sprawdzać pocztę e-mail, ale nie możesz korzystać z serwera Exchange, w innym artykule widzieliśmy, jak synchronizować program Microsoft Outlook na wielu komputerach .
- Wyłącz odpowiedź na wszystkie i przesyłaj dalej wiadomości e-mail na wiadomości wysyłane za pomocą programu Outlook
- Opóźnij e-mail o zaplanowane wysyłanie
- Jak opóźnić e-mail o zaplanowane wysyłanie
Wreszcie, jeśli nie masz programu Outlook i szukasz podobnego bezpłatnego programu, możesz spojrzeć na listę najlepszych alternatywnych klientów poczty e-mail do programu Microsoft Outlook, aby czytać pocztę z komputera
