Ci, którzy pracują z pocztą e-mail, mogą mieć potrzebę uniemożliwienia odbiorcom wiadomości e-mail wysłanej do wielu osób możliwości przekazywania dalej lub odpowiadania wszystkim, tzn. Nie mogą przekazywać wiadomości innym osobom lub odpowiadać wszystkim te skopiowane. Ta funkcja istnieje tylko w kliencie pocztowym Microsoft Outlook, 2003, 2007 i 2010 .
Ochrona wysyłanych wiadomości e-mail uniemożliwia odbiorcy wiadomości kopiowanie, drukowanie lub przekazywanie tej wiadomości e-mail.
Przyczyny korzystania z tego ustawienia mogą być związane z poufnością informacji zawartych w wiadomości lub chęcią uniemożliwienia komuś odpowiedzi na grupową wiadomość e-mail.
Aby uniknąć odpowiedzi na wszystkie, istnieją dwa tryby, jeden z konfiguracją ręczną, drugi z wtyczką do programu.
Ochrona nie będzie bezwzględna, może jedynie działać odstraszająco, ponieważ gdyby chroniona poczta była otwierana za pomocą innych klientów poczty elektronicznej innych niż Microsoft Outlook, ochrona byłaby nieskuteczna.
Jednak w organizacjach i biurach, w których pocztę można czytać tylko za pomocą programu Outlook, ochronę tę trudniej jest obejść.
Ręczna metoda wyłączania opcji „Odpowiedz wszystkim i„ Prześlij dalej ” została opisana krok po kroku na stronie pomocy programu Microsoft Outlook .
Utworzenie modułu ochrony jest bardzo proste i można to zrobić raz na zawsze, z możliwością ustawienia lub nie blokowania zgodnie z wiadomością e-mail.
Jeśli wolisz, możesz zamiast tego użyć wtyczki dla Exchange i Outlooka (tylko 2007 i 2010), która dezaktywuje Odpowiedz wszystkim i przekazywanie wysłanych wiadomości e-mail.
Wtyczkę NoReplyAll (bezpłatną) można pobrać i zainstalować na komputerze używanym do wysyłania wiadomości e-mail.
Ponownie otwierając program Outlook i tworząc nową wiadomość po zainstalowaniu tego rozszerzenia, powinieneś zobaczyć dwa nowe przyciski, w górnym menu, za pomocą których możesz wyłączyć funkcję przekazywania do innych.
Próbując wysłać do siebie ten e-mail, chroniony przez opcję Odpowiedz wszystkim, zauważysz, że otwierając ponownie otrzymaną wiadomość, przyciski do jej przesyłania i odpowiadania odbiorcom kopiującym na wiadomość e-mail są wyłączone.
Odpowiedź na nadawcę jest oczywiście możliwa.
Jeśli użytkownik spróbuje przesłać dalej lub odpowiedzieć wszystkim z szybkiego menu w programie Outlook (które nie jest wyłączone), pojawi się ostrzeżenie, że ta funkcja nie jest dostępna.
Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie korzysta z Microsoft Exchange lub Outlook i próbuje odpowiedzieć wszystkim, nawet jeśli nie jest wyłączony, pozostali odbiorcy nie zostaną automatycznie skopiowani, co w razie potrzeby zostanie wybrane ręcznie.
Jako dodatkową funkcję w menu konfiguracji tej wtyczki ( Narzędzia -> Opcje ) można wymienić niektóre kluczowe terminy, aby otrzymywać ostrzeżenia podczas wysyłania wiadomości bez załącznika.
Bardziej skuteczną metodą ochrony poufności wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem programu Outlook jest wtyczka BCCT, która umożliwia wysyłanie prywatnych wiadomości CCN dołączonych do wiadomości e-mail, widocznych tylko dla niektórych.
