Ci, którzy używają Microsoft Outlooka jako klienta poczty e-mail, mogą organizować wiadomości e-mail w różnych folderach zgodnie z rodzajem poczty, według nadawcy lub daty. Po otrzymaniu wielu wiadomości e-mail ważne jest, aby uporządkować je w różnych folderach, ale równie ważne jest, aby ta dystrybucja była automatyczna, dzięki czemu zawsze wiesz, w jakiej kategorii szukać określonych rodzajów wiadomości.
W usługach web.mail, takich jak Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail i inne, można tworzyć automatyczne filtry do wiadomości e-mail zgodnie z pewnymi zasadami.
Również w programie Microsoft Outlook można tworzyć filtry i reguły, aby zautomatyzować organizację wiadomości przychodzących w określonych folderach .
Opisany proces dotyczy wszystkich typów reguł e-mail w Outlooku.
Na przykład, jeśli subskrybujesz Newsletter, aby otrzymywać artykuły Navigaweb pocztą elektroniczną (z formularza rejestracyjnego po prawej), możesz chcieć, aby wiadomości e-mail z „ pom-heyweb ” były katalogowane w określonym folderze, być może o nazwie „ wiadomości komputerowe ”.
1) Przejdź do zakładki Narzędzia i wybierz opcję Reguły i ostrzeżenia .
2) W sekcji Reguły e-mail naciśnij przycisk nowej reguły (lub Zmień regułę, jeśli modyfikujesz istniejącą).
3) W sekcji Organizuj wybierz podstawowe wymaganie (w takim przypadku może to być przeniesienie wiadomości od określonego użytkownika do folderu ).
4) W dolnej części okna znajduje się sekcja zatytułowana „ Krok 2 ” z frazą Zastosuj regułę po otrzymaniu wiadomości wysłanej przez ...
W tym zdaniu musisz kliknąć różne linki napisane na niebiesko i zmienić opcje zgodnie z własnymi potrzebami.
Następnie kliknij „ użytkownicy ” i wskaż adresy e-mail, które mają być używane jako filtr (w naszym przykładzie adres navigaweb.net, z którym artykuły są odbierane).
Lista pokazuje tylko osoby dodane do książki adresowej, dlatego przed wybraniem kontaktów upewnij się, że dodałeś adres e-mail do kontaktów.
Następnie kliknij „ przenieś wiadomość do wybranego folderu ” i wybierz folder, w którym znajdziesz automatycznie filtrowane wiadomości e-mail.
W takim przypadku możesz utworzyć nowy folder z okna wyboru.
5) Kliknij przycisk Dalej i opcjonalnie doprecyzuj regułę, dodając inne parametry.
Na przykład, obejmując tylko wiadomości z określonymi słowami w temacie.
6) Następnie i wskaż wszelkie wyjątki od reguły.
7) Nadaj nazwę automatycznemu filtrowi i kliknij Zakończ .
Po pierwsze jednak może być dogodne, aby umieścić krzyżyk na opcji stosuje się do wiadomości już obecnych i na aktywnej regule .
Dzięki temu nowe i poprzednie wiadomości spełniające regułę zostaną przeniesione do odpowiedniego folderu .
Jeśli chcesz skrócić proces, jeśli nie potrzebujesz bardziej szczegółowej reguły, możesz zrobić to samo, szybciej, klikając wiadomość ze skrzynki odbiorczej i wybierając Utwórz regułę .
Dzięki temu znacznie łatwiej jest wybrać warunki i skonfigurować filtr, który automatycznie przenosi wiadomości do określonych folderów programu Outlook.
