Ile razy musieliśmy ręcznie wypełniać listy, etykiety lub zaproszenia różnymi informacjami na każdym z nich: w zasadzie musimy skopiować szablon listu lub etykiety na całym arkuszu (dane stałe) i wypełnić każdy z różne dane, które należy wprowadzić (dane elastyczne). Ta operacja może być bardzo żmudna i powtarzalna, ale na szczęście programy używane do zapisywania danych i zarządzania nimi doskonale pomagają w korespondencji seryjnej, co pozwala nam replikować elastyczne dane w modelach utworzonych ze stałymi danymi, aby wygenerować za jednym zamachem wszystkie bilety, litery lub etykiety ze wszystkimi niezbędnymi danymi. W tym przewodniku widzimy, jak scalać pocztę w programach Word, Excel i LibreOffice, dzięki czemu możesz od czasu do czasu wybierać najlepszy program do tego na naszym komputerze.
Czytaj także: Scalanie poczty w Gmailu, aby wysyłać spersonalizowane wiadomości e-mail do wielu kontaktów
Jak wykonać korespondencję seryjną
Jeśli potrzebujemy stworzyć wiele wydruków ze stałymi danymi i elastycznymi danymi, wystarczy przeczytać poniższe rozdziały, aby osiągnąć cel bez konieczności ręcznego zapisywania wszystkich danych, co znacznie przyspiesza drukowanie listów, biletów, etykiet itp.Jak wykonać korespondencję seryjną za pomocą Worda i Excela
Aby utworzyć korespondencję seryjną, zaczynamy pisać stałą część naszego dokumentu w programie Word: możemy uzyskać pomoc w realizacji modeli oferowanych przez program pakietu Office, aby mieć bazę, od której można zacząć.
Po zakończeniu części „ustalonej” musimy wskazać wydruk scalania w dokumencie, tj. Części, które należy wypełnić elastycznymi danymi. Kliknij u góry menu Listy, a następnie kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną -> Kreator korespondencji seryjnej .
Po prawej stronie dokumentu otworzy się pasek boczny, w którym zostaniemy poprowadzeni podczas tworzenia korespondencji seryjnej: wybieramy rodzaj wydruku do wykonania ( Listy, E-maile, Koperty, Etykiety lub Lista ), wciskamy Dalej, wybieramy Użyj dokumentu aktualny lub Zmień układ dokumentu (program sam wygeneruje pola do wypełnienia), naciśnij ponownie przycisk Dalej, a następnie w następnej sekcji wybierz Utwórz nową listę, aby wygenerować elastyczne dane.
Dla wygody możemy również użyć programu Excel, znacznie bardziej odpowiedniego do generowania danych do korespondencji seryjnej; pozostawiając na chwilę dokument Word zawieszony, otwieramy program Excel i zaczynamy wstawiać dane, które zostaną użyte do korespondencji seryjnej w różnych wierszach i kolumnach.
W tym celu możemy również utworzyć prosty stół, aby wszystko było tak uporządkowane, jak to możliwe, i ułatwić zadanie ponownie w programie Word.
Po utworzeniu dokumentu Excel z elastycznymi danymi i zapisaniu arkusza kalkulacyjnego wróćmy do dokumentu Word, a na pasku bocznym przejdźmy do sekcji wyboru danych, abyśmy mogli nacisnąć przycisk Przeglądaj .
Otworzy się okno, w którym musimy po prostu wybrać wcześniej utworzony dokument Excel; po tym program zapyta nas, czy chcemy skorzystać z obecnej tabeli, czy też chcemy ręcznie wybrać dane, które zostaną wykorzystane.
W ten sposób stworzymy odbiorców korespondencji seryjnej, która pojawi się w dedykowanym oknie.
Wszystko, co musimy zrobić, to sprawdzić wpis danych i wreszcie kliknąć OK .
Aby zakończyć, będziemy musieli kliknąć przycisk Dalej na pasku po prawej stronie, wybrać układ etykiet generowanych przez dane (uważaj, aby pokrywały się z częścią, którą chcemy wypełnić elastycznymi danymi!), Naciśnij ponownie przycisk Dalej, sprawdzaj koperty jedna po drugiej, litery lub etykiety generowane przez program Word i wreszcie drukowane na ostatnim ekranie za pomocą przycisku Drukuj (po ostatnim naciśnięciu przycisku Dalej ).
Jeśli wynik nie jest zadowalający, możemy również edytować poszczególne etykiety, litery lub koperty utworzone za pomocą przycisku Edytuj poszczególne etykiety, obecnego na ostatnim ekranie kreatora.
Jak wykonać korespondencję seryjną w LibreOffice
Jeśli nie mamy możliwości korzystania z pakietu Microsoft Office na naszym komputerze, zawsze możemy zainstalować bezpłatny pakiet LibreOffice, za pomocą którego możemy wykonać korespondencję seryjną (zwaną tutaj drukowaniem seryjnym).Otwieramy program LibreOffice Calc i wstawiamy wszystkie elastyczne dane, które zostaną wykorzystane w kolejnym cyklu drukowania, dbając o ich uporządkowanie w tabeli.
Zapisz arkusz kalkulacyjny i otwórz program LibreOffice Writer, zacznij pisać lub tworzyć stały model, który będzie używany do korespondencji seryjnej, a następnie otwórz menu Narzędzia i kliknij pozycję Drukuj w serii .
Na tym ekranie możemy wybrać, czy zacząć od już otwartego dokumentu, czy załadować inny dokument lub model pobrany z Internetu ; po dokonaniu wyboru naciskamy przycisk Dalej, wybieramy, czy utworzyć list, czy wiadomość e-mail, a następnie ponownie naciskamy przycisk Dalej, aby znaleźć się na najważniejszym ekranie, na którym możemy wstawić blok adresów.
Teraz kliknij Wybierz listę adresów, aw nowym oknie kliknij Dodaj, aby móc dodać arkusz kalkulacyjny utworzony wcześniej w programie Calc (w szczególności tabelę przestawną utworzoną w celu sortowania danych).
Po załadowaniu danych elastycznych naciśnij Inne, aby wybrać format danych, a następnie wybierz Połącz pola, aby móc wybrać dane, które mają być użyte w wybranym formacie.
Teraz wciskamy OK, sprawdzamy, czy wszystkie wygenerowane dokumenty zawierają przesłane przez nas dane, następnie wciskamy ponownie Dalej, wybieramy najbardziej odpowiednią formę powitania, wciskamy ponownie Dalej i dostosowujemy układ danych w dokumencie, abyśmy mogli podgląd wyniku końcowego.
Powrócimy do dokumentu Writer, tym razem podzielonego na tyle dokumentów, ile jest do wydrukowania (na górze pojawi się nowy pasek narzędzi). Aby rozpocząć proces drukowania, wystarczy nacisnąć ikonę Drukuj złożone dokumenty .
wnioski
Korespondencja seryjna może być bardzo przydatna w biurze, gdy musimy wysłać jeden dokument do kilku osób, a tak naprawdę musimy zmienić tylko wiadomość powitalną, nagłówek i końcowe pozdrowienia na każdym z nich. Może być również bardzo przydatny w domu do robienia zaproszeń ślubnych, specjalnych zaproszeń lub spersonalizowanych biletów dla każdego gościa: postępując zgodnie z krokami, które zilustrowaliśmy, będziemy mogli połączyć się za pomocą Worda i Excela (dostępne jako programy płatne) i LibreOffice (dostępne za darmo).Nie wiemy, jak tworzyć etykiety w programie Word ”> Jak tworzyć etykiety w programie Word.
Jeśli zamiast tego musimy wystawić fakturę za pomocą programu Excel, zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem Jak utworzyć fakturę za pomocą programu Excel, od podstaw, proste i spersonalizowane .
Na koniec radzimy zapoznać się z Jak drukować wizytówki za pomocą Worda lub LibreOffice, bardzo przydatne, jeśli potrzebujemy wielu wizytówek ze stałymi danymi.
