Zarządzanie skrzynką e-mail w uporządkowany sposób oznacza dwie podstawowe rzeczy: czyszczenie i zawsze utrzymywanie pustej sekcji nieprzeczytanych wiadomości oraz organizowanie skrzynki odbiorczej za pomocą filtrów i etykiet. Chociaż organizując pocztę, widzieliśmy już kilka przewodników, w tym ten, w którym zamawia się skrzynkę odbiorczą z filtrami i aliasami w Gmailu, widzimy tutaj najlepszy sposób szybkiego zresetowania skrzynki odbiorczej, bez konieczności czytania każdej otrzymanej wiadomości w Gmailu i bez usuwania czegokolwiek.
Sztuczka polegająca na tym, aby poczta przychodząca z Gmailem zawsze była zerowa (ale dotyczy także innych skrzynek pocztowych), polega na użyciu tajemniczej i mało używanej funkcji, która „archiwizuje” pocztę, czyli ukrywanie jej, bez usuwania i przechowywania nieprzeczytane wiadomości podświetlone.
Gdy użyjesz przycisku Archiwum na wybranych wiadomościach e-mail, zostaną one usunięte ze skrzynki odbiorczej .
Zarchiwizowane wiadomości nie są jednak usuwane z Gmaila, ale tylko z folderu otrzymanych wiadomości.
Powiadomienie o wiadomości znika, nawet jeśli ta wiadomość nie została przeczytana.
W dowolnym programie lub aplikacji do zarządzania pocztą e-mail, takich jak Gmail, wiadomości e-mail dzielą się głównie na 5 sekcji:
- Skrzynka odbiorcza musi zawierać wszystkie otrzymane wiadomości e-mail, które są znaczące i interesujące.
- Poczta wysłana, z wiadomościami e-mail wysłanymi do innych.
- Spam, z wiadomościami e-mail uważanymi automatycznie za niepożądane.
- Kosz, usunięte e-maile
- Zarchiwizowane, wszystkie wiadomości usunięte ze skrzynki odbiorczej, ale nie usunięte.
Wiadomości e- mail, które nie muszą być odczytywane ani otwierane natychmiast, ale które lepiej są przechowywane i nie są usuwane, powinny zostać przeniesione do Archiwum .
Różnice między zarchiwizowanymi i przesyłanymi do wiadomości e-mail są bardzo ważne:
Zarchiwizowane wiadomości e-mail nie są automatycznie usuwane po pewnym czasie, jak dzieje się w przypadku tych przeniesionych do kosza, ale pozostaną w Gmailu, dopóki nie zostaną ręcznie usunięte.
Zarchiwizowane wiadomości są również uwzględniane przy wyszukiwaniu ogólnym za pośrednictwem wyszukiwarki Gmaila, co nie dotyczy spamu ani usuniętych wiadomości e-mail.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail są wliczane do limitu przestrzeni dyskowej Gmaila, a przeciwnie, usunięte wiadomości nie są brane pod uwagę.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail, jak wspomniano powyżej, nie są automatycznie oznaczane jako przeczytane, a w rzeczywistości, jeśli zarchiwizujesz wiadomość e-mail bez otwierania lub czytania, pozostaje ona podświetlona jako nieprzeczytana, nawet jeśli nie zostanie uwzględniona w liczbie wiadomości, które mają zostać przeczytane.
Gdzie kończą się wiadomości zarchiwizowane w Gmailu „> wszystkie wiadomości ”, aby wyświetlić wszystkie skrzynki odbiorcze e-mail i wszystkie w Archiwum razem.
Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, zamiast tego dostępna jest karta Archiwum do przeglądania tylko tych.
E-maile przechowywane z etykietą będą wówczas widoczne w różnych folderach z etykietą, zarówno tych automatycznie tworzonych przez Gmaila, jak i spersonalizowanych.
Teraz, gdy wiemy, jak używać funkcji do archiwizowania wiadomości, zobaczmy, jak używać jej do resetowania liczby nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce odbiorczej .
Przede wszystkim, aby zarchiwizować wszystkie nieprzeczytane wiadomości, w tym stare, za jednym razem, bez usuwania ich, możesz utworzyć filtr.
Następnie naciśnij strzałkę w dół znajdującą się w polu wyszukiwania Gmaila, naciśnij przycisk obok Szukaj i umieść „nieprzeczytane wiadomości”.
Na dole naciśnij link Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem, potwierdź akcję, a następnie w oknie filtru zaznacz tylko pole „Ignoruj skrzynkę odbiorczą (archiwum)”.
Przed kliknięciem Utwórz filtr wybierz opcję „ Zastosuj filtr również do poprzednich rozmów ”.
Wszystkie nieprzeczytane wiadomości do tej pory zostaną zarchiwizowane, a liczba pokazująca e-maile do odczytania zostanie zresetowana.
Aby zakończyć, otwórz Ustawienia Gmaila, naciskając przycisk koła zębatego w prawym górnym rogu, przejdź do sekcji Filtry i usuń nowo utworzony filtr (aby zapobiec automatycznej archiwizacji następnych wiadomości przychodzących).
Dzięki tworzeniu filtrów wiadomości e-mail możliwe jest automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail z dobrze zdefiniowanych adresów, dzięki czemu są one nieprzeczytane.
Możesz także zarchiwizować wszystkie wiadomości, zarówno przeczytane, jak i nieprzeczytane, otrzymane przed określoną datą .
Aby to zrobić, wyszukaj w: skrzynce odbiorczej przed: 2016/12/31 (w tym przykładzie chcę zarchiwizować wszystkie wiadomości otrzymane przed 31 grudnia 2016 r.), Następnie naciśnij Utwórz filtr dla tego wyszukiwania i wybierz akcję Ignoruj skrzynkę odbiorczą (Archiwum ), z opcją zastosowania filtra do wszystkich rozmów.
W przyszłości, za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość, której nie musisz czytać (np. Powiadomienie z Facebooka, Amazon lub innych aplikacji), bez usuwania możesz ją złożyć bezpośrednio.
Aby zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu, wybierz ją z listy, a następnie naciśnij przycisk Archiwizuj u góry, aby zniknęła ze skrzynki odbiorczej.
Akcja archiwizacji wiadomości można przyspieszyć na komputerze PC, wybierając opcję E-mail i naciskając klawisz E na klawiaturze.
W Gmailu dla Androida możesz przejść do Menu> Ustawienia> Ustawienia ogólne> Domyślne działanie Gmaila i wybrać Plik (zamiast Usuń.
W ten sposób po prostu przesuń wiadomość w lewo lub w prawo, aby zarchiwizować ją bez usuwania.
Również w Gmailu na iPhone'a i iPada możesz użyć przycisku Archiwum po wybraniu wiadomości ze skrzynki odbiorczej.
Jeśli przypadkowo zarchiwizujesz wiadomość, możesz łatwo zwrócić ją do skrzynki odbiorczej, wyszukując ją z listy Wszystkie wiadomości, wybierając ją, a następnie używając klawisza, aby przenieść ją do skrzynki odbiorczej .
