W pracy biurowej najczęściej używane są dwa programy: Word i Excel. Dobra znajomość tych dwóch programów nie oznacza ani wzięcia europejskiej licencji, która jest certyfikatem bez praktycznego znaczenia, ani umiejętności korzystania z każdej opcji programów pakietu Office.
Ważne jest, aby wiedzieć, jak korzystać z niektórych kluczowych funkcji sporządzania dokumentów i pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, aby być szybkim i zdolnym do wykonywania najczęstszych codziennych operacji.
Oto 4 podstawowe operacje, które możesz wykonać za pomocą Worda i Excela, które integrują inne przewodniki napisane już na tym blogu.
1) Wyjaśniliśmy już, w odniesieniu do Excela, 4 rzeczy, które można zrobić, aby stać się dobrym z arkuszami kalkulacyjnymi .
Przy tej okazji karmimy ten artykuł, mówiąc o automatycznym wypełnianiu komórek, co jest ważną operacją, o której należy wiedzieć, aby pracować na każdym poziomie.
Aby skorzystać z automatycznego wypełniania, po prostu wpisz liczbę w komórce i następną bezpośrednio poniżej.
Następnie naciśnij mysz w rogu drugiej komórki, gdzie podświetlony jest mały kwadrat, i przeciągnij w dół, trzymając wciśnięty, aby zobaczyć, że pozostałe komórki są wypełnione kolejnymi liczbami.
Sekwencjami mogą być liczby, daty lub nawet bardziej złożone formuły.
Na przykład, jeśli masz kilka kolumn liczb, możesz uśrednić wszystkie wartości tej kolumny, pisząc względną formułę w dolnej komórce.
Aby uśrednić liczbę pozostałych kolumn, użyj teraz automatycznego systemu wypełniania, przeciągając kwadrat w pustych komórkach obok niego, aby wykonać te same obliczenia na dole każdej innej kolumny.
Kiedy zwolnisz mysz po przeciągnięciu rogu wypełnionej kolumny na puste, uzyskasz średnią liczb dla każdej komórki.
Aby dowiedzieć się więcej na temat automatycznego wypełniania programu Excel, możesz przeczytać bardzo kompletny przewodnik po witrynie Microsoft.
2) Łatwe zarządzanie danymi za pomocą tabeli przestawnej
Warto również pamiętać, jak tworzone są tabele przestawne, które są absolutnie niezbędne w programie Excel.
Tabela przestawna jest dostępna w menu „ Wstaw ”.
Jeśli klikniesz ikonę tabeli przestawnej po podświetleniu całej tabeli danych (w tym nagłówków), narzędzie analizuje dane i przenosi je do nowego arkusza, w którym możesz manipulować kolumnami na różne sposoby.
Staje się możliwe wybranie kolumn danych do analizy i wybór sposobu manipulowania nimi, na przykład w celu uśrednienia.
Korzystanie z tabeli przestawnej oszczędza dużo czasu, dzięki czemu można automatycznie korzystać z funkcji.
3) Przejdźmy teraz do Microsoft Word, najczęściej używanego programu na świecie do pisania dokumentów.
Pisanie nie jest trudne, ale formatowanie tekstu i renderowanie go w określony sposób na kartce może doprowadzić cię do szaleństwa.
Istnieją dwie rzeczy, które musisz zrobić w programie Word: zarządzanie nagłówkami oraz układ strony i formatowanie tekstu.
Nagłówki są ważne, aby nagłówki akapitów były takie same w dokumencie.
Projektowanie nagłówków w programie Word jest ważne, aby nie musieć powtarzać ich za każdym razem dla każdego nowego dokumentu.
Nagłówki można sformatować z menu „Wstaw”, wybierając ikonę „Nagłówek”.
Za pomocą nagłówków możesz edytować wszystkie strony dokumentu za jednym razem.
Ta strona pomocy wyjaśnia, jak wstawiać nagłówki i stopki dokumentów.
4) Zarządzanie układem strony
Kolejną rzeczą, którą musi znać każda osoba pracująca z programem Word, jest konfiguracja i podgląd formatu strony w dokumencie.
Niektóre narzędzia związane z układem strony znajdują się w menu „ Wstaw ”.
Tutaj możesz dodać „Numery stron”, aby zautomatyzować i zarządzać numerowaniem stron.
W menu „ Układ strony” dostępne są różne opcje formatowania umożliwiające automatyczne zarządzanie marginesami.
Z drugiej strony opcje obramowania strony pozwalają ręcznie zmieniać marginesy dokumentu w lewo i w prawo.
Jeśli chodzi o Word, odsyłam do dwóch innych przewodników tego bloga na temat podstawowych pojęć i najważniejszych operacji, które można wykorzystać:
- 5 przydatnych funkcji do korzystania z programu Word w profesjonalny i szybki sposób
- Przewodnik formatowania tekstu słowa: style, sekcje i akapity
