Jakiś czas temu inżynier Google postanowił samodzielnie pracować nad nowym projektem poczty e-mail po tym, jak poprosił o pomoc użytkownika, który skarżył się, że spędza zbyt dużo czasu na poszukiwaniu wiadomości w skrzynce e-mail. 1 kwietnia 2004 r., prawie przypadkiem, a dzięki autonomicznej inicjatywie dokładnie 10 lat temu narodził się Gmail, który jest dziś najczęściej używaną internetową usługą e-mail na świecie. Chociaż minęło 15 lat od narodzin Gmaila i wiele innych od urodzenia Emaila, wiele osób nadal używa poczty e-mail i Gmaila w niewłaściwy sposób .
Oto 10 rodzajów błędów, które wszyscy popełniliśmy, ale których należy unikać, a w każdym razie minimalizować do maksimum.
1) Utwórz wiele szkiców
Po naciśnięciu przycisku Napisz w Gmailu otwiera się okno kompozycji wiadomości.
Jeśli coś napiszesz, a następnie naciśnij przycisk zamykania, zapisz tę wiadomość w szkicach.
Można to wykorzystać do stworzenia pewnego rodzaju notatnika, w którym można zapisać listy rzeczy do zrobienia, ale bardziej prawdopodobne jest, że będzie on wypełniony śmieciami i częściowymi wiadomościami, które nigdy nie zostaną wysłane.
Każdy, kto korzysta z Gmaila, znajdzie w Draftach setki pustych i bezużytecznych wiadomości do usunięcia.
2) Usuń wiadomości, aby zachować czystość skrzynki odbiorczej bez nieprzeczytanych wiadomości
Kiedyś, gdy e-maile były ograniczone dostępną przestrzenią, sensowne było usuwanie wiadomości, które nie były już potrzebne. Jednak dzisiaj, ponieważ jest dużo miejsca i ponieważ wiadomości każdego rodzaju przychodzą codziennie, nie jest wygodne ich usuwanie, ale raczej organizowanie ich w foldery lub etykiety za pomocą filtrów. Możesz filtrować wiadomości e-mail, aby nie pojawiały się w głównej sekcji, lub możesz archiwizować wiadomości, aby usunąć je ze skrzynki odbiorczej, nie usuwając ich jednak.
Czytaj także: Zamów skrzynkę odbiorczą z filtrami i aliasami w Gmailu, aby zarządzać otrzymanymi wiadomościami e-mail
3) Oznacz wszystko jako „przeczytane”
Jeśli chodzi o poprzedni punkt, w Gmailu nie jest wygodne oznaczanie wszystkiego jako przeczytanego w celu złożenia zamówienia, możesz pozostawić je nieprzeczytane, ale uporządkować je w różnych folderach.
Błędem jest oznaczanie wiadomości jako przeczytane, myśląc, że wrócimy do nich później. Pamiętaj również, że tylko wiadomości odebrane w skrzynce odbiorczej są liczone jako nieprzeczytane przez programy powiadamiające i aplikacje mobilne, pozostałe są ignorowane.
Ale ona jest całkowicie zapomniana.
4) Posiadanie zbyt wielu nieprzeczytanych wiadomości e-mail
W związku z poprzednim punktem w głównej skrzynce pocztowej wystąpił błąd.
ZOBACZ TAKŻE JAK: Zobacz tylko nieprzeczytane wiadomości w Gmailu z szybkim linkiem
5) Wyślij sobie e-mail, aby zachować pliki lub notatki .
W przeszłości korzystałem także z Gmaila jako miejsca do przechowywania dokumentów, plików lub załączników, wysyłając do mnie wiadomości.
Gmail był pierwszą usługą e-mail, która zapewniła ogromną ilość miejsca na pliki za darmo, więc normalne było również korzystanie z całej tej przestrzeni (mówi się 10 lat temu), jakby to był dysk w chmurze.
W ostatnich latach, kładąc nacisk na prawdziwe usługi chmurowe, należy unikać tej metody pracy.
Lepiej jest mieć aplikację taką jak Onenote lub Evernote lub Dropbox, Dysk Google i Onedrive dla większych plików.
ponon powinieneś wysyłać sobie e-maile z dokumentami, linkami i załącznikami, które chcesz zapisać. Czasami jednak wydaje się to łatwiejsze niż wysłanie wiadomości e-mail, ponieważ wtedy pozostanie ona w skrzynce odbiorczej na zawsze.
6) Przesadzaj z etykietami i folderami
Gmail obsługuje zagnieżdżone etykiety. Tworzenie etykiet jest przydatne do organizowania wiadomości e-mail podobnych lub pochodzących od tych samych nadawców. Ważne jest to, że nie jest ich zbyt wiele i że wszystkie pojawiają się na liście po prawej stronie bez przewijania, w przeciwnym razie możemy zapomnieć o wielu kategoriach i wielu otrzymanych wiadomościach.
7) Pomyl się między odpowiedzią a odpowiedzią wszystkim
Czasami naciskasz przycisk „ Odpowiedz ” w wiadomości grupowej, aby podzielić się przemyśleniem, które otrzyma tylko osoba, która wysłała ostatnią odpowiedź. Innym razem, gdy naciskasz Odpowiedz wszystkim, kiedy naprawdę chciałeś napisać prywatną odpowiedź.
Aby uniknąć tego typu błędów, w Gmailu dostępne są dwie bardzo ważne i ważne funkcje:
- Użyj funkcji anulowania błędnego adresu e-mail
- Ustaw Odpowiedz jako domyślne zachowanie przycisku Odpowiedz, aby szybko wysłać wiadomość e-mail do grupy kontaktów
8) Odpowiedz na e-maile bez zmiany tematu
Dyskusje e-mailowe często kończą się na temacie.
Jeśli są to ważne e-maile, odpowiadając na wiadomość e-mail, sprawdź, czy należy zmienić temat, a nie zachować stary z pierwszego e-maila.
9) Pomyśleć, że Gmaila nie można używać offline
Chociaż z bardziej ograniczonymi funkcjami, możesz także otworzyć Gmaila jako program offline, gdy nie masz połączenia z Internetem.
10) Nie używaj zaawansowanych operatorów wyszukiwania
Celem Gmaila od samego początku było zapewnienie łatwej do przeszukiwania usługi e-mail.
Z tego powodu wyszukiwanie w Gmailu jest bardzo wydajne, lepsze niż jakakolwiek inna podobna usługa, tylko że musisz znać operatorów i polecenia, aby z niego korzystać.
W innym artykule wyjaśniono najbardziej przydatne zaawansowane operatory wyszukiwania w Gmailu .
CZYTAJ TAKŻE: Ogólny przewodnik po Gmailu
